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在“页久赢国际 边距”选项卡里将上、下、左、

作者: admin发布时间:2019-11-29 03:23

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  小张在公司里的办公室工作,不仅材料写的好,而且电脑玩的也不错,因此,很受领导赏视。这不,又到年终总结的时候了,领导给他派了活,让他马上把上报 分公司的《2004年度工作总结》写出来,由于要用正规的行文格式上报,因此,光写出来是不够的,还要制作成公文。对他来说这些当然不在话下,说干就干,接下来,就让我们随他一起去完成这份04年度工作报告吧!

  (初稿由小张来完成,审稿、定稿则由上级领导决定,由于这些均不在本文讨论之列,故省略)。

  由于公文格式的特殊性,对纸型、页边距、文档网络以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定,因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档(《2004年度工作总结》定稿),首先选中文字,点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框,分别对标题和正文进行设置,通常标题设置为黑体、小二号,正文设置为仿宋体、三号。

  在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米,点击“纸型”选项卡,将纸型设置为16开、方向设置为纵向(通常国际标准格式为A4纸,因在多数单位里仍就使用16开纸型,故此文以16开纸型为例设置页面),最后,进入“文档网络”选项卡,将每页行数设置为23行,点击“确定”按钮,完成第一步字体、字号以及页面的设置。

  小提示:如果经常从事公文制作,可将设置好的页面值保存为默认值。同样,也可将字体、字号设为默认值,点击“格式→字体”,打开“字体”对话框。将中文字体设置为“仿宋 GB2312”,字形设置为“常规”,字号设置为“三号”,点击对话框左下方的“默认”按钮,确定即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。

  公文通常分为上行文、下行文和平行文,简单的说上行文即请示、报告等文种,下行文即通知、指示等文种,平行文即函等文种,当然,上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍,在上行文公文格式中总少不了发文红线,点击“格式→边框和底纹→显示工具栏”,打开“表格和边框”工具栏。

  分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置,通常将线型设为“横线磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”,这样一条合格的发文红线就出呈现出来了。

  小提示:由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找,相对麻烦,因此,为了加快行文速度,可将公文编号中的六角括号“﹝﹞”设置快捷方式,具体是:点击“插入→符号”,进入“符号”对话框,找到并选中六角括号的左半边“﹝”,点击“快捷键”按钮。

  进入“自定义键盘”选项卡,将其快捷键设置为“Ctrl+1”,点击“指定”按钮,完成快捷键设置。

  依照此方法把六角括号的右半边“﹞”设置快捷键为“Ctrl+2”,这样以后每次处理公文时就不用进入“符号”对话框进行查找了,只用按“Ctrl+1”、“Ctrl+2”即可完成六角括号的输入(注:也可设置为你所熟悉的快捷键,更容易操作)。

  一般来说,单位里发公文通常都会用正规的行文格式,而在正规的行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、快捷,在工作中可以有效提高处理速度,大大节省时间。点击“格式→中文版式→双行合一”,出现“双行合一”对线 Word中非常实用的“双行合一”功能

  输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅),先输入需要合为一行的文字(中国××××公司),合理调整字符间距,查看预览效果,满意后点击“确定”。而后输入剩下的文字(××分公司××路营业厅),完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小,就会出现满意的公文落款。

  小提示:在文档编辑中,常常会用到一些符号,而键盘上并没有这些符号的按键,如:公文落款日期中用的标准零(○)等等。调出“符号栏”,可以加快落款中日期的处理速度。方法是:点击“视图→工具栏→符号栏”,在Word文档的下面就会出现一长条形工具栏,即:“符号栏”里面有很多常用的符号,最主要是方便落款中日期“○”的输入(注:落款日期中有一处“○”不同于阿拉伯数字中的“0”以及英文字母中的大、小写“O、o”,应注意)。

  我们知道,作为正规的公文,其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期等几部分组成,而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又分别由三条粗细不等的横线分割开来。

  如果用下划线或画笔来制作,效果会不佳,最主要的是不符合标准。我们完全可以利用Word中的特殊功能来实现,具体粗横线的制作方法是:在英文输入状态下,按住Shift键不放,同时按“-”号(减号要连续输入3下),而后按回车键,这样,一条粗横线就自动生成了。同样,细横线的制作方法是:先把输入法状态由英文切换成中文,连续输入三次“-”号(减号),而后按回车键,一条细横线就会自动生成。

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